PELAPORAN PENYIMPANAN DAN PEMELIHARAAN

SARANA DAN PRASARANA

PADA KOMITE

SMK NEGERI 2 CIKARANG BARAT

DISUSUN OLEH :

1.     Fifi Febriani

2.     Gini Indah

3.     Hany Fathu Rohmah

4.     Hasri Arsyadhana

SMK NEGERI 2 CIKARANG BARAT

JL. FATAHILAH NO.1 A CIKARANG BARAT-BEKASI

Website : smkn2cikbar.sch.id Email : info@smkn2cikbar.sch.id

TAHUN 2016

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat ALLAH SWT atas petunjuk rahmat, dan hidayah-NYA. Karena atas campur tangan –NYA sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan Obsevasi tanpa ada halangan apapun sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.

          Dengan ini kami membuat Laporan Penyimpanan Pemeliharaan Sarana dan Prasarana pada “Komite SMK NEGERI 2 Cikarang Barat” untuk memenuhi tugas kelompok.

          Kami menyadari bahwa laporan ini tidak akan tersusun dengan baik tanpa adanya bantuan dari pihak-pihak terkait. Oleh karena itu, pada kesempatan ini tidak lupa juga saya mengucapkan banyak terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu saya dalam kegiatan praktek kerja industri maupun dalam penyusunan laporan ini.

          Akhir kata, saya mohon maaf yang sebesar-besarnya apabila dalam penyusunan laporan ini terdapat banyak kesalahan. Semoga laporan ini dapat bermanfaat khususnya bagi penulis laporan ini dan pada umumnya bagi para pembaca.                    

 

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

Keberadaan dan peran komite sekolah dalam upaya peningkatan mutu pendidikan sekolah di berbagai daerah sangat bervariasi, baik dari segi status, kinerja, peran, kualitas sekolah, sarana dan prasarana yang dimiliki oleh komite sekolah. Berkaitan dengan kelembagaan tersebut perlu adanya dukungan pemerintah terhadap keberadaan komite sekolah.

Komite Sekolah merupakan sebuah badan mandiri yang mewadahi peran serta masyarakat dalam rangka meningkatkan mutu, pemerataan, dan efisiensi pengelolaan pendidikan di satuan pendidikan baik pada pendidikan prasekolah, jalur pendidikan Sekolah, maupun jalur pendidikan luar Sekolah.

Komite Sekolah yang berkedudukan di setiap satuan pendidikan merupakan badan mandiri yang tidak memiliki hubungan hierarkis dengan lembaga pemerintahan. Komite Sekolah dapat terdiri dari satuan pendidikan atau beberapa satuan pendidikan yang berbeda jenjang, tetapi berada pada lokasi yang berdekatan, atau satuan-satuan pendidikan yang di kelola oleh suatu penyelenggara pendidikan, atau karena pertimbangan orang lain. Pada dasarnya posisi komite sekolah berada di tengah-tengah antara orang tua murid, murid, guru, masyarakat setempat, dan kalangan swasta di satu pihak dengan pihak sekolah sebagai institusi, kepala sekolah. Dinas pendidikan wilayahnya,dan pemerintah daerah di pihak lainnya. Peran komite sekolah di harapkan dapat menjembatani kepentingan keduanya. Komite Sekolah merupakan bentuk atau wujud kebersamaan yang dibangun melalui kesepakatan (SK Mendiknas Nomor 044/U/2002).

B.     Tujuan dan Manfaat

Tujuan pembuatan makalah ini adalah untuk memenuhi tugas mata pelajaran Administrasi Sarana dan Prasarana. Dimana dalam makalah ini berisi tentang Hasil observasi pada Komite SMK Negeri 2 Cikarang Barat. Manfaat dari makalah ini adalah untuk menambah wawasan para pembaca mengenai penyimpanan, pemeliharaan, dan pengkodean Sarana dan Prasarana.

C.      Rumusan Masalah

1.      Apa yang dimaksud dengan Laporan ?

2.      Apa fungsi, tujuan, dan manfaat Laporan ?

3.      Bagaimana teknik pembuatan Laporan yang baik ?

4.      Hal apa saja yang harus diperhatikan sebelum melakukan penyimpanan?

5.      Bagaimana cara pemeliharaan sarana dan prasarana ?

6.      Apa tujuan dari Pengkodean ?

BAB II

PEMBAHASAN

A.    LAPORAN

1.     Pengertian laporan

Dalam  melakukan  evaluasi  seluruh  asset  sekolah  maka  diperlukan  data Laporan.Laporan  yang  valid  bisa  diterbitkan  oleh  user  admin  apabila  semua  data  yang dibutuhkan  pada  sistem  informasi  sarana  prasarana  seluruhnya  telah  terisi. Data  Laporan sangat  dibutuhkan  oleh  Bagian  Sarana  dan  Prasarana  untuk  digunakan  sebagai  dasar kebijakan dalam pengelolaan manajemen sarana  prasarana.

Pengertian Laporan adalah bentuk penyajian fakta tentang suatu keadaan atau suatu kegiatan, pada dasarnya fakta yang disajikan itu berkenaan dengan tanggung jawab yang ditugaskan kepada si pelapor. Fakta yang disajikan merupakan bahan atau keterangan untuk informasi yang dibutuhkan, berdasarkan keadaan objektif yang dialami sendiri oleh si pelapor (dilihat, didengar, atau dirasakan sendiri) ketika si pelapor telah melakukan suatu kegiatan atau pekerjaan.

Laporan  sarana  prasarana  adalah  suatu  kegiatan  yang  bertujuan  untuk  melaporkan keadaan sarana dan prasrana kantor, baik persediaan, mutasi maupun keadaan fisik dari sarana prasarana tersebut dalam periode tertentu.

Laporan akan menghasilkan data-data sebagai berikut :

a)      Daftar inventaris barang

b)      Laporan mutasi barang

Dalam menyampaikan Laporan sebaiknya dilampiri dengan:

a)      Bukti penerimaan barang

b)      bukti pembelian barang

c)      Bukti pengeluaran barang

d)      Kartu barang

e)      Kartu persediaan

f)       Daftar inventaris

g)      Daftar rekapitulasi barang inventaris

Teknik pembuatan Laporan dapat disusun sebagai berikut:

a)      Memeriksa barang

b)      Menghitung persediaam baeang awal tahun anggaran

c)      Menghitung penerimaan dan pengadaan barang

d)      Menghitung pengeluaran barang

e)      Menghitung sisa persediaan

f)       Mencatat mutasi barang

g)      Melaporkan kepada atasan atau pimpinan 

2.     Fungsi laporan

Fungsi adanya Laporan adalah:

1)  Sebagai bahan pertanggungjawaban

2)  sebagai pengendali persediaan

3)  memberikan informasi tentang barang yang tersedia dan mutasi barang

4)  sebagai dasar/bahan dalam pengambilan keputusan pimpinan.

3.     Tujuan laporan

1.      Mengenalpasti masalah

2.      Memberikan maklumat dan fakta

3.      Mencadangkan penyelesaian

4.      Mencadangkan tindakan yang perlu dilakukan

5.      Membuat kesimpulan

6.      Menilai sesuatu penyelidikan atau aktiviti

7.      Membuat rekod sesuatu peristiwa

8.      Menganalisi aktiviti perniagaan

9.      Mensintesis sesuatu pelan tindakan

10.  Menghuraikan sesuatu peristiwa, prosedur, tindakan dll.

4.     Jenis-jenis laporan

1.      Laporan Ilmiah.

Laporan Ilmiah adalah Laporan yang disusun melalui tahapan berdasarkan teori tertentu dan menggunakan metode ilmiah yang sudah disepakati oleh para ilmuwan (E.Zaenal Arifin,1993). Dan menurut Nafron Hasjim & Amran Tasai (1992) Karangan ilmiah adalah tulisan yang mengandung kebenaran secara obyektif karena didukung oleh data yang benar dan disajikan dengan penalaran serta analisis yang berdasarkan metode ilmiah.

2.      Laporan Teknis.

Laporan tentang hal teknis penyelenggaraan kegiatan suatu badan atau instansi.Laporan teknis mengandung data obyektif tentang sesuatu.data obyektif dalam Laporan teknis itu juga mengandung sifat ilmiah,tetapi segi kepraktisannya lebih menonjol.sehingga yang dimaksud dengan Laporan teknis adalah suatu pemberitahuan tentang tanggung jawab yang dipercayakan,dari si pelapor (perseorangan,tim,badan,atau instansi) kepada si penerima Laporan tentang teknis penyelenggaraan suatu kegiatan (E.Zaenal Arifin,1993).Dan menurut Muljanto Sumardi (1982) Dalam Laporan teknik manusia menggunakan bahasa tulis untuk mengkomunikasikan gagasan,paham,serta hasil pemikiran dan penelitian.

5.     Manfaat laporan

Laporan kegiatan merupakan alat yang penting untuk :

1.      Dasar penentuan kebijakan dan pengarahan pimpinan.

2.      Bahan penyusunan rencana kegiatan berikutnya.

3.      Mengetahui perkembangan dan proses peningkatan kegiatan.

4.      Data sejarah perkembangan satuan yang bersangkutan dan lain-lain.

6.     Ciri-ciri laporan

1.      Ringkas.

Dalam Laporan yang ditulis hanya mengemukakan hal-hal pokok secara ringkas yang berhubungan dengan tugasnya sehingga penerima Laporan segera mengetahui permasalahannya.

2.      Lengkap.

Laporan dapat semakin sempurna jika dilengkapi dengan biografi atau sumber kepustakaan.

3.      Logis.

Laporan dianggap logis jika keterangan yang dikemukakannya dapat ditelusuri alasan-alasannya yang masuk akal.

4.      Sistematis.

Laporan dianggap sistematik jika keterangan yamg tulisannya disusun dalam satuan-satuan yang berurutan dan saling berhubungan.

B.      PENYIMPANAN

1.     Pengertian Penyimpanan

Penyimpanan  adalah  kegiatan  yang  dilakukan  oleh  satuan  kerja  atau  petugas  gudang  untuk menampung hasil pengadaan barang atau bahan kantor, baik berasal dari pembelian, instansi lain, atau yang diperoleh dari bantuan baik data maupun barang .

Hal yang harus diperhatikan sebelum melakukan penyimpanan :

a.      Sediakan alat-alat yang diperlukan

b.      Sifat barang yang disimpan

c.       Kapasitas gudang

d.      Prosedur dan tata kerja

e.      Biaya yang disedikan

f.        Tenaga yang diperlukan

g.      Jangka waktu penyimpanan

2.     Tujuan penyimpanan

a.       Agar barang tidak cepat rusak

b.       Agar tidak terjadi kehilangan

c.       Agar tersusun rapi sehingga mudah ditemukan

d.       Memudahkan dalam analisis barang

3.     Cara penyimpanan barang

a.       Barang dicatat dalam pada buku persediaan.

b.       Barang disimpan menurut klasifikasi ( jenis, berat, merek, dan satuan barang ).

c.       Barang disimpan dalam keadaan bersih.

d.       Barang disimpan pada tempat yang cukup ventilasi.

e.       Barang disimpan dengan rapi menggunakan kode yang telah ditentukan agar mudah di cari.

f.        Barang yang disimpan terhindar dari sinar matahari.

C.    PEMELIHARAAN

1.     Pengertian pemeliharaan

Pemeliharaan adalah kegiatan terus-menerus untuk mengusahakan agar barang/bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai. Pemeliharaan  terhadap  sarana  dan  prasarana  kantor  perlu dilakukan agar sarana dan prasarana kantor tahan lama dan berfungsi dengan  baik. 

2.     Tujuan pemeliharaan

a.       Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih.

b.       Agar barang tidak mudah susut.

c.       Agar barang tidak mudah hilang.

3.     Cara pemeliharaan

a.    Pemeliharaan berdasarkan waktu :

1)     Pemeliharaan sehari-hari.

2)     Pemeliharaan berkala.

b.    Pemeliharaan berdasarkan jenis barang :

1)   Pemeliharaan barang bergerak

2)   Pemeliharaan barang tidak bergerak

D.   PENGKODEAN

1.     Pengertian pengkodean

Kode inventaris barang merupakan salah satu yang harus dikuasai oleh pemegang inventaris barang dan pemegang standar sarana dan prasarana dalam hal aset sekolah baik barang yang diberian sebagai bantuan dari pemerintah maupun yang pengedaanya dari dana bantuan operasional (BOS).

2.     Tujuan pengkodean barang

Agar terdapat cara yang cukup mudah dan efisien untk mencatat dan sekaligus untuk mencari dan menemukan barang tertentu, baik secara fisik maupun melalui catatan ataupun didalam ingatan seseorang.